Quelle est la problématique de la gestion de l’information et des archives chez France Telecom ?

Dans un groupe comme France Telecom la problématique s’inscrit au cœur des évolutions en terme organisationnels, technologiques, patrimoniaux, mais se décline également en termes de management et de culture : former, sensibiliser l’ensemble des collaborateurs en termes de bonnes pratiques pour bien gérer les documents de leur activité est aussi essentiel que de répondre aux défis technologiques de la conservation à long terme des archives électroniques.

Arnaud Jules, res­pon­sa­ble Archives et patri­moine his­to­ri­que, Records mana­ger groupe France Telecom

Il s’agit d’être gage de valeur ajoutée. La gestion de l’information et des archives participe à la stratégie et aux objectifs du groupe , et doit fonctionner en pleine cohérence avec les métiers et leurs processus. Une bonne gestion des archives implique de tendre vers la maîtrise du cycle de vie de l’information dans le temps (création, gestion des versions, accès, modalités documentaires et techniques de conservation,..), des objectifs (économiques, métiers, patrimoniaux,..) et contraintes (légales, réglementaires, normatives,..) associées.Dans cette approche source d’efficacité et de compétitivité mais aussi de préservation du patrimoine de l’entreprise, l ’exigence de résultat pour l’avenir doit rester omniprésente pour renforcer la culture de bonne gouvernance de l’information et de contrôle interne.

Quel était le profil demandé pour le poste que vous occupez et comment ce dernier s’inscrit-il dans le référentiel des Métiers du groupe ?

Le profil demandé insistait sur les éléments suivants :

• Double profil documentaliste et archiviste d’entreprise
• Connaissance des outils collaboratifs, de GED, et d’archivage électronique
• Expérience confirmée en encadrement d’équipes (équipe de 9 personnes)
• Expérience du travail en équipes multi-disciplinaires

En termes de compétences, les échanges se sont orientés sur 3 points fondamentaux :

• Une Capacité à porter une stratégie (principes directeurs)
• Une Capacité à qualifier les besoins « Métiers du groupe France Telecom » en gestion de l’Information et des documents des activités du group
• Une Capacité à accompagner les évolutions du métier dans le groupe

Ce poste s’inscrit dans la famille de métiers du Management du risque. En effet, l’approche qui a été un des facteurs de revalorisation du poste d’archiviste d’entreprise et sa requalification en Records Manager a été une approche par l’analyse du risque de la non gestion de l’information et des documents des activités de l’entreprise.

Quels sont les missions de votre service ?

Les missions sont de 3 ordres :

• Un premier niveau concerne les missions de système de management. Le département est le porteur de la Politique d’archivage du groupe et chef de projet sur la conception d’une politique de l’Information de référence.
• Le deuxième concerne l’ensemble des missions d’ingénierie documentaires et de gestion des fonds pour tous les supports, papier, photos audios, vidéos et électroniques.
• Pour finir, nous sommes les référents et experts du groupe en termes d’archives ce qui induit des actions de formations, de conseil, de veille et de représentations auprès des instances règlementaires et professionnelles du monde des archives.